SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (MODUL 2 BAG 1)

Hubungan perusahaan dengan lingkungannya

Penggunaan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

1.       Pendahuluan

Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh lingkungan perusahaan (organisasi). Perusahaan (organisasi) dihubungkan dengan elemen-elemen lingkungan melalui arus sumberdaya fisik maupun konseptual. Perusahaan (organisasi) berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumberdaya (termasuk informasi). Strategi keunggulan kompetitif berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran distribusi ke pelangan.

          Sumberdaya informasi tidak hanya sekedar data dan informasi, melainkan mencakup pula perangkat keras, peripheral, perangkat lunak, para spesialis informasi, dan para pemakai informasi.

          Ketika manajer menyadari bahwa informasi sebagai suatu sumberdaya strategis, mereka menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumberdaya tersebut secara strategis dan menindaklanjutinya. Sehingga akan memberikan keyakinan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas tersebut dinamakan dengan manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM). IRM merupakan konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, yaitu CIO, SST, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.

2.       Perusahaan dan Lingkungan Sekitarnya

Perusahaan adalah suatu system fisik yang dikelola dengan menggunakan system konseptual. System fisik perusahaan adalah system lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, dengan menggunakan infnormasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya.  Sebuah perusahaan akan mengambil sumberdaya dari lingkungan, mengubah sumberdaya menjadi produk dan atau jasa lalu mengembalikannya ke lingkungan kembali.

Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai berikut :  

Ø  Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.

Ø  Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai.

Ø  Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang mengoperasionalkan jalannya perusahaan.

Ø  Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan.

Ø  Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama

Ø  Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.

Ø  Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan local yang memberikan kendala-kendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan berupa pembelian, informasi dan dana.

Ø  Masyarakat global, daerah operasi perusahaan.

Aliran sumberdaya dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pertama aliran sumberdaya yang utama, dan kedua ialah aliran sumberdaya yang tidak boleh terjadi.

Berdasarkan diagram hubungan perusahaan dan seluruh elemen lingkungannya (lihat Gambar 2.1) nampak bahwa beberapa sumberdaya mengalir lebih cepat daripada lainnya. Sumberdaya yang alirannya paling sering adalah :

·        Arus iformasi dari pelanggan

·        Arus material kepada pelanggan

Selain itu terdapat sumberdaya yang alirannya paling jarang, yaitu :

·        Arus material ke pemasok (pengembalian)   

·        Arus pekerja ke pesaing

Namun, bila kita perhatikan secara seksama terdapat satu-satunya sumberdaya yang menghubungkan perusahan dengan semua elemen lingkungannya, yaitu informasi.

          Istilah yang berkaitan dengan elemen lingkungan dikenal dengan keunggulan kompetitif (competitive advantage). Pada bidang komputer, keungulan kompeititf mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Hal tersebut didasari bahwa perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumberdaya fisik saat terlibat dalam persaingan. Justru dengan penggunaan sumberdaya konseptual – data dan informasi – akan lebih unggul dalam persaingannya. Dengan demikian, manajer perusahaan akan menggunakan sumberdaya konsepual maupun fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

3.       Peranan Ti dalam Organisasi

Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki tiga (3) peranan utama, yaitu :

a.    Looking Inward;

Teknologi informasi akan memandang perlu adanya perbaikan proses atau struktur di dalam organisasi. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode Rancang Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering – BPR) atau melalui metode Restrukturisasi Organisasi. Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada Modul ke 3.

b.    Looking Outward

Teknologi informasi akan mendorong peningkatan penjualan produk atau jasa serta pelayanan sehingga memiliki keunggulan yang kompetitif.

Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, antara lain melalui :

·        Penyediaan barang dan jasa yang murah.

·        Penyediaan barang dan jasa yang lebih baik daripada pesaing.

·        Memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.

Dulu, perusahaan mengandalkan sumberdaya fisik untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Hal tersebut ditandai dengan banyak bidang usaha mempergunakan informasi untuk mendapatkan pengaruh di pasaran (misalnya promosi melalui iklan-iklan media cetak maupun elektronik, yang memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk multimedia).

Faktor pemicu dioptimalkannya sumberdaya konseptual dalam mencapai keunggulan kompetitif dari hasil produk/jasa dan pelayanan, yaitu :

•     Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang dimiliki.

•     Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif terus menerus.

•     Pelanggan merupakan sumber informasi yang penting.

Salah satu bentuk usaha yang dilakukan adalahnya dengan digunakannya  konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut.

Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content,      context, dan infrastructure. Selnajutnya dilakukan Virtual value chain, yakni   memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan pendistribusian data dan informasi.

c.    Looking Across

Membuat hubungan antar/dengan organisasi lain yang dikenal dengan istilah Interorganizational system – IOS. Langkah tersebut dilakukan dengan memanfaatkan metodologi pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Pembahasan lebih lanjut mengenai konsep IOS dan EDI akan dijabarkan pada Modul ke 3.

Tweet