Penggunaan Teknologi Informasi Dalam Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

1.         Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Pada awalnya perdagangan melalui jaringan elektronik didefinisikan sangat sempit, yakni hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok dan sering dikaitkan dengan internet. Seolah-olah tidak ada alternative komunikasi lain.

Pandangan yang lebih luas, mengenai definisi perdagangan melalui jaringan elektronik adalah sebagai penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan, baik operasi :

–                    Internal : ke-5 bidang fungsional yakni keuangan, SDM, manufaktur, jasa informasi, dan pemasaran

–                    Eksternal : berhubungan dengan ke-8 elemen lingkungan.

Adapun tujuan dari penggunaan teknologi informasi dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah tercapainya keunggulan yang kompetitif.

Table 3.1 berikut menunjukkan hubungan antara internal dan eksternal. Beberapa bidang fungsional memiliki tanggung jawab utama untuk elemen-elemen lingkungan tertentu. Bidang keuangan terutama berhubungan dengan masyarakat keuangan, pemegang saham/pemilik, serta pelanggan. Sumberdaya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat pekerja. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Bidang manufaktur bertanggung jawa pada hubungan dengan pemasok perusahaan dan serikat pekerja. Pemasaran terutama bertangung jawa untuk berhubungan dengan pelangan dan pesaing perusahaan. Semua bidang tersebut berhubungan dengan pemerintah.

Manfaat dari Perdagangan Melalui Elektronik

Perusahaan-perusahaan atau organisasi yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh orgnaisasi. Perbaikan tersebut diharapkan menghasilkan tiga (3) manfaat utama :

·                     Pelayanan pelanggan meningkat;

·                     Hubungan dengan pemasok & masyarakat keuangan meningkat;

·                     Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

Manfaat-manfaat tersebut berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dna memungkinkannya untuk bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi komputer.

Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elktronik

            Tidak semua perusahaan ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik. Hal tersebut dilakukan dengan alas an kehati-hatian setiap perusahaan yang ada, dengan kendala sebagai berikut :

v  Biaya tinggi

v  Masalah keamanan

v  Perangkat lunak yang belum amapan atau tersedia

Ketika para eksekutif memutuskan bahwa manfaat yang diantisipasi melebihi kendalanya dan membuat keputusan untuk melangkah. Adapun langkah utamanya yaitu dengan melakukan pemilihan srategi, metodologi dan teknologi yang terbaik.

Rencana bisnis strategis mewujudkan komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik guna mencapau keunggulan kompetitif. Perusahaan pertama-tama melakukan atau mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran potensial yang dilakukan setiap elemen lingkungan. Kemudian muncul komitmen untuk membentuk suatu sistem antar organisasi (inter-organizational system - IOS) melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) atau melakukan rancang ulang bisnis proses (business process renggineering). Hasilnya adalah sistem berorientasi jaringan dang meggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet atau komninasi.

2.         INTELIJEN BISNIS

Jika kita ingin ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik, hal pertama yang kita perlukan adalah pemahaman mengenai elemen-elemennya. Sekarang, pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi lingkungan merupakan aplikasi komputer yang penting dalam banyak perusahaan di seluruh dunia. Awalnya aplikasi tersebut dikhususkan untuk mengumpulkan informasi tentang pesaing perusahaan, sehingga muncul istilah intelijen kompetitif (competitive intelligence – CI). Bila didefinisikan secara luas untuk mencakup informasi disemua elemen lingkungan, istilah yang tepat adalah intelijen bisnis (business intelligence – BI). Adapun informasi yang menjelaskan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan dinamakan intelijen.

Intelijen kompetitif memiliki lima tugas dasar. Beberapa perusahaan membuat satu unit intelijen khusus untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Perusahaan lain menyerahkan tugas-tugas tersebut pada unit yang ada sebagai tanggung jawab tambahan.

a.            Mengumpulkan data; data primer dan atau data sekunder. Data primer dikumpulkan oleh perusahaan dan data sekunder dikumpulkan oleh orang lain yang disediakan untuk perusahaan. Banyak data sekunder tersedia dalam bentuk database komersial yang disediakan oleh jasa database dengan imbalan. Perusahaan dapat mengakses pusat database jasa tersebut atau memperoleh salinan database dalam bentuk CD-ROM.

b.            Mengevaluasi data; semua data primer dan data sekunder harus dievaluasi sebelum digunakan untuk memastikan tingkat akurasinya.

c.            Menganalisis data; data jarang mengungkapakan keseluruhan cerita. Untuk itu bagaimana kita meneliti data dari beragai sudut, mencari berbagai pola yang disebut dengan istilah pemikiran lateral. Tujuannya adalah untuk mengubah data menjadi intelijen.

d.            Menyimpan intelijen; disimpan pada media yang mudah dibaca oleh komputer sehingga memudahkan untuk akses kembali.

e.            Menyebarkan intelijen; setelah berada dalam penyimpanan komputer, maka intelijen tersebut bisa diakses kembali dengan parameter pencarian tertentu (selektif) dengan menyiapkan profil intelijen. Teknik tersebut dinamakan penyebaran informasi selektif (selective dissemination of information – SDI).

           

3.         SISTEM ANTAR ORGANISASI (IOS)

            startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Hal tersebut dikenal dengan istilah sistem antar organisasi (inter-organizational system – IOS)., atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi.

            Sistem antar organisasi (IOS) kadangkala disebut sebagai sistem informasi antar organisasi, yakni suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang.

            Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat tersebut terbagi atas dua kategori, yakni :

a.            Efisiensi komparatif;

Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan efisiensi dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.

v    Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.

v    Efisiensi antar organisasi; perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Sehingga memungkinkan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan, serta mudah mengumpulkan data lingkungan.

b.            Kekuatan tawar-menawar

Kemampuan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari :

v    Keistimewaan produk yang unik; pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebig cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat.

v    Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian; mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengidentifikasi produk alternative dengan mendapatkan harga yang terendah.

v    Peningkatan biaya peralihan; perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya peralihannya menjadi mahal. Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi.

4.         PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK

Pertukaran data elektronik adalah proses transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mein secara langsung dari komputer ke komputer  di antara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data yang ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang.

            Hubungan EDI yang umum membentuk kaitan antara perusahaan dengan pemasoknya dan pelanggannya. Kaitan dengan pemasoknya dinamakan sisi pasokan (supplay side) dan kaitan dengan pelanggannya dinamakan sisi pelanggan (customer side). Gambar 3.3 menunjukkan kaitan dari sisi pasokan.

            Format standar memungkinkan para mitra bisnis bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim dan setelah menerima. Translasi diperlukan karena aplikasi komputer para mitra bisnis umumnya tidak menangani data dalam format yang sama (standar). Sehingga diperlukan perangkat lunak pemetaan (mapping software). Hal tersebut nampak pada Gambar 3.4.

Selain itu dijumpai pula transfer dana secara elektronik melalui jaringan komputer yan dinamakan dengan electronic funds transfer – EFT. Hal tersebut juga memiliki peranan penting dalam perdagangan melalui jaringan elektronik.

            EDI bukanlah suatu strategi yang harus dilaksanakan sekaligus (mutlak) atau sama sekali tidak. Para mitra bisnis dapat menerapkannya dalam berbagai tingkatan. Tingkatan yang dimaksud yaitu :

a.            Pemakai tingkat satu; hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra bisnis yang terbatas.

b.            Pemakai tingkat dua; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis.

c.            Pemakai tingkat tiga; banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis dan juga aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.

Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keputusan penerapan EDI, apakah perusahaan mensikapinya secara reaktif atau proaktif. Faktor-faktor tersebut adalah :

•         Tekanan persaingan à reaktif

•         Kekuasaan yang dilaksanakan à proaktif

•         Kebutuhan intern à proaktif

•         Dukungan top manajemen à mempengaruhi keputusan, tanpa bertindak secara reaktif atau proaktif.

Penerapan EDI dapat meberikan manfaat langsung yang berasal dari penggunaan teknologi dan manfaat tidak langsung, yakni :

•         Mengurangi kesalahan

•         Mengurangi biaya

•         Meningkatakan efisiensi operasional

•         Meningkatkan kemampuan bersaing

•         Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

•         Meningkatkan pelayanan pelanggan

Tweet